En este artículo (8)
- Qué debe incluir el texto de protección de datos de un email
- Ejemplo de texto de protección de datos para el pie de un email de marketing
- Mensaje para confirmar datos o pedir el consentimiento de nuevo
- Texto de protección de datos para emails transaccionales
- Y si también envías SMS o WhatsApp
- Texto de protección de datos para la firma de tus correos
- Antes de enviar: lista de comprobación
- Preguntas frecuentes
Un texto de protección de datos para emails es el párrafo que cierra cada envío: dice quién te escribe, por qué tiene tus datos, cómo darte de baja y dónde está la información completa sobre privacidad. No hay un texto oficial que copiar, pero sí normas que dicen qué tiene que quedar claro: el RGPD, la LOPDGDD y, en los emails comerciales, la LSSI.
Aquí tienes ejemplos de texto de protección de datos listos para adaptar: el pie de un email de marketing, el email de bienvenida, los mensajes para confirmar datos o volver a pedir el consentimiento, el pie de los emails transaccionales, la línea de baja de los SMS y los WhatsApp y un texto corto para la firma de tus correos.
Esto es orientación general, no asesoramiento legal. Los ejemplos usan una empresa inventada, Tu Empresa, S.L.: adáptalos a lo que tu empresa hace con los datos (cuáles tiene, para qué los usa y con qué base legal) y, si tienes dudas, consúltalo con tu asesor o con tu delegado de protección de datos.
Qué debe incluir el texto de protección de datos de un email
La información importante se da al recoger los datos, en el formulario donde alguien se apunta: allí va todo lo que pide el artículo 13 del RGPD. Lo tienes, con ejemplos, en el texto de protección de datos para formularios. El pie del email recuerda lo esencial y cubre lo que la LSSI pide a cada comunicación comercial.
| Qué incluir | Qué dice la norma |
|---|---|
| Quién envía el email | La LSSI pide que las comunicaciones comerciales por vía electrónica sean «claramente identificables como tales» y que también lo sea la empresa en cuyo nombre se envían (art. 20.1). |
| Por qué lo recibe | El RGPD pide informar de forma concisa e inteligible, «con un lenguaje claro y sencillo» (art. 12.1). Recordar dónde se apuntó ayuda a que te reconozca. |
| Cómo darse de baja, gratis | Quien te dio su consentimiento puede retirarlo en cualquier momento. La LSSI pide un procedimiento sencillo y gratuito y, en el email, una dirección de correo «u otra dirección electrónica válida» para hacerlo (arts. 21.2 y 22.1). La AEPD cita como medios un email a la dirección indicada, un SMS, un enlace o una llamada a un teléfono gratuito. |
| El derecho de oposición a la publicidad | El RGPD pide mencionarlo de forma explícita, «claramente y al margen de cualquier otra información», a más tardar en la primera comunicación (art. 21.4). |
| Dónde está la información completa | Un enlace a tu política de privacidad, con lo que pide el artículo 13 del RGPD. |
Fuentes, consultadas el 28-10-2026: RGPD, LSSI y LOPDGDD en el BOE, y la página de publicidad no deseada de la AEPD.
Ejemplo de texto de protección de datos para el pie de un email de marketing
Para las newsletters y promociones que envías a quien se suscribió y aceptó recibirlas:
Recibes este email porque te suscribiste a la newsletter de Tu Empresa, S.L. en tuempresa.es. Usamos tu email para enviarte nuestras novedades y ofertas, con tu consentimiento. Si no quieres recibir más, pulsa «Darme de baja»: es gratis y puedes hacerlo cuando quieras. Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión y los demás que te reconoce el RGPD como te explicamos en tuempresa.es/privacidad.
Tu Empresa, S.L. · (dirección postal de tu empresa)
Si escribes a tus clientes sin haberles pedido el consentimiento
La LSSI permite enviar publicidad por email a quien ya es cliente sin su autorización expresa, con condiciones (art. 21.2): que exista una relación contractual previa, que hayas obtenido sus datos de forma lícita y que escribas sobre productos o servicios de tu propia empresa similares a los que contrató. Además, tienes que ofrecerle oponerse, de forma sencilla y gratuita, al recoger sus datos y en cada envío. El pie, en ese caso:
Te escribimos porque eres cliente de Tu Empresa, S.L. y queremos contarte novedades de productos parecidos a los que ya compraste. Si no quieres recibir estas comunicaciones, pulsa «Darme de baja»: es gratis y dejaremos de enviártelas. Más información sobre cómo tratamos tus datos en tuempresa.es/privacidad.
El email de bienvenida: el derecho de oposición, aparte
El primer email que recibe un contacto es el sitio natural para cumplir el artículo 21.4 del RGPD. Ponlo como un bloque propio, no escondido en el pie:
Tu derecho a no recibir publicidad. Puedes oponerte en cualquier momento a que usemos tus datos para enviarte comunicaciones comerciales. Basta con pulsar «Darme de baja» al final de cualquiera de nuestros emails o escribir a la dirección de privacidad que indicamos en tuempresa.es/privacidad.
Si los datos no te los dio la persona
Cuando los datos vienen de otra fuente, el RGPD pide informar, entre otras cosas, de dónde proceden, a más tardar en la primera comunicación (art. 14.2.f y 14.3.b). La LOPDGDD añade a la información básica las categorías de datos y su origen (art. 11.3). Un ejemplo para ese primer email:
Tenemos tu nombre y tu email porque nos los facilitó (empresa o fuente de origen). Tu Empresa, S.L. los usa para (finalidad), con base en (base jurídica). Puedes oponerte, darte de baja o ejercer tus otros derechos como te explicamos en tuempresa.es/privacidad.
Para enviar publicidad por email, la LSSI pide que los destinatarios la hayan solicitado o autorizado expresamente (art. 21.1). Antes de escribir a contactos que no te conocen, lee qué implica usar una base de datos comprada y consúltalo con tu asesor.
Dónde se pone en NewsletterSoft
En el email marketing de NewsletterSoft, las plantillas ya traen en el pie el enlace de baja (la variable {{unsubscribe_url}}), y la checklist de cada envío no te deja enviar si falta. Escribe tu texto en ese pie y usa Guardar como plantilla para no tener que repetirlo en cada campaña.
Mensaje para confirmar datos o pedir el consentimiento de nuevo
Es el email que pide a tus contactos que confirmen que quieren seguir recibiendo tus envíos, que revisen sus datos o que elijan por qué canales quieren saber de ti. En mayo de 2018, cuando empezó a aplicarse el RGPD, llegaron miles. El propio Reglamento ya decía que no hacía falta volver a pedir el consentimiento si se había dado cumpliendo sus condiciones (considerando 171).
Hoy tiene sentido en estos casos:
- No puedes demostrar el consentimiento. El RGPD pide al responsable que sea «capaz de demostrar» que la persona consintió (art. 7.1). Si no sabes de dónde salen unos contactos, o no guardaste cómo se apuntaron, pedirlo de nuevo te deja la prueba.
- Quieres usar los datos para algo nuevo. Antes de tratar los datos para otro fin, el RGPD pide informar de ese fin (art. 13.3). Y el consentimiento se da para «uno o varios fines específicos» (art. 6.1.a): si el fin nuevo se basa en él, pídelo para ese fin.
- Quieres añadir un canal. Si tenías permiso para el email y ahora quieres escribir por SMS o WhatsApp, pide ese permiso aparte.
- Los datos están desactualizados. Un email para revisar el nombre, el móvil o las preferencias.
Dos cosas antes de enviarlo. La primera: el silencio no es consentimiento. El RGPD dice que «el silencio, las casillas ya marcadas o la inacción no deben constituir consentimiento» (considerando 32), y la AEPD avisa de que no vale un mensaje que diga que, si no contestas, se entiende que aceptas. La segunda: este email también es un envío. La LSSI llama comunicación comercial a «toda forma de comunicación dirigida a la promoción, directa o indirecta, de la imagen o de los bienes o servicios» de una empresa (anexo, letra f). Mantenlo informativo, sin ofertas, y si dudas de que puedas escribir a un contacto, consúltalo antes.
Ejemplo 1: confirmar la suscripción
Asunto: ¿Quieres seguir recibiendo nuestra newsletter?
Preheader: Confírmalo en un minuto; si no, dejaremos de escribirte.Hola:
Estamos revisando nuestra lista y queremos escribirte solo si tú quieres. Si te interesa seguir recibiendo la newsletter de Tu Empresa (novedades y ofertas, como máximo una vez por semana), confírmalo aquí:
Botón: Sí, quiero seguir recibiéndola
Si no lo confirmas antes del (fecha), dejaremos de enviártela. No tienes que hacer nada más.
Responsable: Tu Empresa, S.L. Finalidad: enviarte la newsletter si lo confirmas. Legitimación: tu consentimiento. Derechos: acceso, rectificación, supresión y los demás que te explicamos en tuempresa.es/privacidad.
Ejemplo 2: actualizar datos y elegir canales
Asunto: ¿Por dónde prefieres que te escribamos?
Preheader: Ahora también por SMS o WhatsApp, solo si tú quieres.Hola:
Ahora también podemos contarte nuestras ofertas y novedades por SMS o por WhatsApp. Elige tú los canales y, de paso, revisa tus datos:
Botón: Elegir mis canales
Verás una casilla para cada canal, sin marcar. Solo te escribiremos por los que marques. Si no haces nada, seguiremos escribiéndote solo por email, como hasta ahora.
Tu Empresa, S.L. trata tus datos para enviarte las comunicaciones que elijas, con tu consentimiento. Más información y cómo ejercer tus derechos en tuempresa.es/privacidad.
Los textos de las casillas por canal, con ejemplos para email, SMS y WhatsApp, están en cómo adaptar los formularios al RGPD.
Ejemplo 3: aviso de cambios en la política de privacidad
Asunto: Hemos actualizado nuestra política de privacidad
Hola:
Hemos actualizado nuestra política de privacidad. Los cambios principales son estos: (resume en dos o tres líneas qué cambia y desde cuándo).
No tienes que hacer nada. Puedes leerla entera en tuempresa.es/privacidad y, si no estás de acuerdo, darte de baja u oponerte al tratamiento como allí se explica.
No pongas un botón de «Acepto»: el RGPD pide facilitar la información (art. 13), no que la acepten. Y si el cambio es un fin nuevo que se basa en el consentimiento, avisar no basta: pídelo, como en el ejemplo 1.
Cómo se monta en NewsletterSoft
- Crea la página a la que lleva el botón con el creador de landing pages y formularios, o pega un formulario en una página de tu web.
- En el formulario, escribe el Texto de consentimiento: aparece una casilla y solo quien la marca queda suscrito. Si el email ya existía, el contacto se actualiza con lo nuevo; no se duplica.
- Envía la campaña con el botón que lleva a esa página.
- Cada envío del formulario deja el evento Formulario enviado en la actividad del contacto. Con él creas el segmento de quienes respondieron y separas a quien no lo hizo.
En la ficha de cada contacto ves su consentimiento por canal: el email, el SMS y el WhatsApp por separado, con su origen. Si un contacto con el consentimiento «Desconocido» te dio permiso por otra vía, Más acciones → Confirmar consentimiento lo deja suscrito.
Texto de protección de datos para emails transaccionales
Un email transaccional confirma algo que ha hecho el contacto: un pedido, una factura, una cita, un cambio de contraseña. Su base legal suele ser la ejecución del contrato (art. 6.1.b del RGPD), y las reglas de baja de los artículos 21 y 22 de la LSSI se refieren a las comunicaciones comerciales. Por eso su pie es más corto:
Te enviamos este email porque has hecho un pedido en tuempresa.es. Tu Empresa, S.L. usa tus datos para gestionar tu compra, su entrega y la factura. Consulta cómo tratamos tus datos y cómo ejercer tus derechos en tuempresa.es/privacidad.
Y para la confirmación de datos, el aviso que envías cuando un cliente cambia su dirección o su teléfono:
Asunto: Hemos actualizado tus datos
Hola:
Hemos cambiado los datos de tu cuenta como nos pediste: (dato que ha cambiado). Si no has sido tú, avísanos desde tuempresa.es/contacto.
Tu Empresa, S.L. trata tus datos para gestionar tu cuenta. Más información en tuempresa.es/privacidad.
Si a un email transaccional le añades una oferta, esa parte es publicidad: trátala como una comunicación comercial, con su base legal y su baja. En NewsletterSoft, los contactos con el estado Solo transaccional reciben solo los mensajes necesarios (pedidos, avisos), nunca comerciales. Si estos emails salen de tu web o de tu tienda, mira el email transaccional por API y SMTP.
Y si también envías SMS o WhatsApp
La LSSI habla del correo electrónico «u otro medio de comunicación electrónica equivalente», y la AEPD incluye ahí los SMS y los mensajes de WhatsApp. Las reglas son las mismas: consentimiento previo, o la excepción de clientes, y una forma sencilla y gratuita de darse de baja. Lo práctico es ponerla en cada mensaje; lo difícil, que quepa.
TUEMPRESA: 20 % en abrigos hasta el domingo. Entra en tuempresa.es/rebajas Baja: tuempresa.es/baja
98 caracteres · GSM-7 · 1 SMS.
En los SMS de NewsletterSoft, si tu cuenta tiene los enlaces cortos, la opción Añadir enlace de baja pone la línea «Baja: …» al final del mensaje; apágala solo en los transaccionales. Si la usas, no escribas tú la línea de baja.
Hola, te escribimos de Tu Empresa. Esta semana tienes un 20 % en abrigos: tuempresa.es/rebajas
Si no quieres recibir más ofertas por WhatsApp, entra en tuempresa.es/baja y te damos de baja de este canal.
Cada contacto tiene un estado propio para el SMS y para el WhatsApp: puede estar suscrito a tus emails y de baja de los SMS. Lo ves en la gestión de contactos con el consentimiento de cada canal.
Texto de protección de datos para la firma de tus correos
Fuera del marketing, muchas empresas añaden un texto breve en la firma de sus correos del día a día para informar a quien les escribe. Si quieres uno, que sea corto y remita a tu política de privacidad:
Protección de datos: Tu Empresa, S.L. trata los datos de este intercambio de correos para atender tu consulta y mantener la relación contigo. Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión y los demás que te reconoce el RGPD como se explica en tuempresa.es/privacidad.
No lo confundas con el aviso de confidencialidad («este mensaje es confidencial…»): es otro texto, con otro fin.
Antes de enviar: lista de comprobación
- Se ve quién envía el email y que es una comunicación comercial.
- El pie dice por qué lo recibe.
- El enlace de baja funciona y es gratis.
- En el primer email, el derecho de oposición va en un bloque propio.
- Hay un enlace a tu política de privacidad.
- Solo va a contactos suscritos o a clientes dentro de la excepción de la LSSI.
Y antes de elegir la herramienta con la que envías, revisa qué debe ofrecerte un proveedor de email marketing para cumplir el RGPD.
¿Quieres ver cómo se preparan en NewsletterSoft el pie, la campaña de confirmación y la página con el formulario? Solicita una demo y lo vemos con tus plantillas.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio poner un texto de protección de datos en cada email?
Ninguna norma da un texto cerrado para el pie. Lo que sí piden, en los emails comerciales: que se vea que es una comunicación comercial y quién la envía (art. 20.1 de la LSSI), una forma sencilla y gratuita de darse de baja con una dirección electrónica válida (arts. 21.2 y 22.1 de la LSSI) y, a más tardar en la primera comunicación, la mención explícita del derecho de oposición (art. 21.4 del RGPD). El pie es el sitio natural para todo eso.
¿Tengo que volver a pedir el consentimiento a mis contactos?
El RGPD no fija un plazo para renovarlo. Lo que pide es que puedas demostrarlo (art. 7.1) y que lo uses para los fines para los que se dio (art. 6.1.a). Si no tienes esa prueba, o quieres usar los datos para algo nuevo o por otro canal, pídelo con un email como los de arriba. Ante la duda, consúltalo con tu asesor.
¿Qué es el texto LOPD de un email?
Es el nombre que se sigue usando para el texto de protección de datos. La LOPD de 1999 quedó derogada por la LOPDGDD, la Ley Orgánica 3/2018. Hoy el texto se basa en el RGPD, la LOPDGDD y, para la publicidad por email, la LSSI.
¿Los emails transaccionales necesitan enlace de baja?
Las reglas de baja de la LSSI (arts. 21 y 22) se refieren a las comunicaciones comerciales, y un aviso de pedido o una factura no lo son. Si le añades una oferta, esa parte sí es publicidad. Por eso la ayuda de NewsletterSoft recomienda apagar la línea de baja automática de los SMS solo en los mensajes transaccionales.
¿Dónde pongo el texto en NewsletterSoft?
En el pie de tus plantillas de email, junto al enlace de baja que ya traen. Si lo borras, la checklist no te deja enviar hasta que vuelvas a ponerlo. Guarda el diseño con Guardar como plantilla y lo tendrás en cada campaña.
