En este artículo (9)
- Qué es un embudo de ventas automatizado
- Las etapas del embudo de ventas y qué automatizar en cada una
- Qué papel tiene cada canal: email, SMS y WhatsApp
- Ejemplo: embudo automatizado para una tienda online
- Si vendes servicios: el embudo B2B
- Cómo montarlo en NewsletterSoft
- Cómo medir si el embudo funciona
- Errores habituales
- Preguntas frecuentes
Un embudo de ventas automatizado es el recorrido que hace un contacto desde que te deja sus datos hasta que compra y vuelve a comprar, con un flujo que le envía en cada fase el mensaje que le toca según lo que hace: si abre, hace clic, mira un producto, deja un carrito o compra. Se construye con tres piezas: un disparador que lo pone en marcha, condiciones que deciden el camino y acciones, como un email, un SMS, un WhatsApp o un aviso a tu equipo.
Aquí tienes las etapas del embudo y qué automatizar en cada una, el papel de cada canal y un ejemplo completo para una tienda online con email, SMS y WhatsApp. También una versión para quien vende servicios y cómo montarlo y medirlo. Si buscas primero el concepto general, empieza por qué es el marketing automatizado.
Qué es un embudo de ventas automatizado
El embudo de ventas, o funnel, es el camino de un contacto desde que te conoce hasta que compra. Se llama embudo porque en cada fase quedan menos personas, pero más interesadas. Automatizarlo significa que el paso de una fase a otra no depende de que alguien se acuerde de escribir: un flujo lo hace por ti.
Cada flujo tiene tres piezas:
- Disparador: lo que pone en marcha el flujo, por ejemplo que alguien envíe un formulario, entre en un segmento o empiece a pagar en tu tienda.
- Condiciones y esperas: deciden el camino de cada contacto (¿abrió?, ¿hizo clic?, ¿ya ha comprado?) y cuánto tiempo pasa entre un mensaje y el siguiente.
- Acciones: enviar un email, un SMS o un WhatsApp, añadir una etiqueta, actualizar un campo o avisar a tu equipo.
En qué se diferencia de una campaña
Una campaña sale una vez, a una lista y en una fecha. Un embudo automatizado no tiene fecha: cada contacto entra cuando hace algo y recibe los mensajes a su ritmo. Las dos cosas conviven, porque la newsletter del mes sigue saliendo como campaña mientras el embudo trabaja con cada contacto por separado.
Las etapas del embudo de ventas y qué automatizar en cada una
| Etapa | Qué la pone en marcha | Qué automatizar | Canal |
|---|---|---|---|
| Captación (parte alta o TOFU) | Alguien deja sus datos en un formulario, un pop-up o una landing page | La bienvenida y, si lo prometiste, el código de descuento | |
| Maduración (parte media o MOFU) | Abre, hace clic, vuelve a tu web o mira productos | Una serie de contenidos según lo que le interesa | |
| Cualificación | Pide un presupuesto o una demo, o suma puntos de interés | El aviso al comercial y el envío de sus datos a tu CRM | Notificación interna y webhook |
| Conversión (parte baja o BOFU) | Deja un carrito o una propuesta sin cerrar | Los recordatorios, hasta que compra | Email y, como último aviso, SMS o WhatsApp |
| Fidelización | Compra | El agradecimiento, la valoración, la recompra y la reactivación si deja de abrir | Email y WhatsApp |
La fase de maduración la tienes explicada a fondo en qué es el lead nurturing y cómo automatizarlo. Para la de cualificación, el lead scoring da puntos a cada lead según lo que hace. Lo explicamos, con un ejemplo, en la guía de marketing automatizado.
Qué papel tiene cada canal: email, SMS y WhatsApp
- Email: hace la mayor parte del trabajo. Sirve para explicar, enseñar productos y acompañar al contacto en cada fase.
- SMS: para avisos cortos que no deben pasar desapercibidos, como el último recordatorio de un carrito o una cita. Tienes ideas en estos ejemplos de SMS para clientes.
- WhatsApp: para mensajes con imagen y un tono más cercano, como la confirmación de un pedido, una novedad o una oferta para clientes. Más en marketing por WhatsApp.
Cada canal necesita su propio permiso. Que alguien te deje su email no te autoriza a escribirle por SMS o WhatsApp, así que conviene una casilla por canal en tus formularios adaptados al RGPD. NewsletterSoft comprueba el consentimiento del canal antes de enviar cada SMS o WhatsApp: si no lo hay, no sale. Y quien se da de baja queda fuera de las automatizaciones.
Ejemplo: embudo automatizado para una tienda online
Una tienda de Shopify conectada a NewsletterSoft, «Tu Tienda», monta su embudo con cuatro flujos.
1. Captación: pop-up con descuento y bienvenida
- Disparador: «Convierte en un pop-up», el de la oferta de bienvenida.
- Email 1, al momento: el código de descuento y quiénes sois.
- Espera de 2 días y condición: ¿hizo clic en el email?
- Sí: un email con la colección que más se vende. No: un recordatorio del código con otro asunto.
2. Maduración: quien mira una colección
- Disparador: «Vio una colección», por ejemplo la de abrigos. Lo envía la tienda solo de visitantes identificados y con su permiso de cookies.
- Espera de 1 día y un email con lo más vendido de esa colección, las tallas y los gastos de envío.
3. Conversión: carrito abandonado con email y SMS
- Disparador: «Checkout iniciado (Shopify)», con un importe mínimo y solo para suscritos. Un contacto puede volver a entrar cada vez que deje un carrito.
- Espera de 2 horas y condición: ¿ha comprado desde que empezó el checkout? Si es así, sale del flujo. Si no, recibe un email con un botón para recuperar su carrito.
- A las 24 horas, la misma condición y un segundo email que resuelve dudas: envío, cambios y devoluciones.
- A los 2 o 3 días, la misma condición y un último aviso por SMS, solo para quien te dio permiso en ese canal.
TU TIENDA: tu carrito te espera. Termina tu compra en tutienda.es/carrito Baja: tutienda.es/baja
96 caracteres · GSM-7 · 1 SMS.
La condición va antes de cada mensaje, porque es lo que evita recordarle el carrito a quien ya ha comprado. Detrás, un bloque Objetivo cuenta cuántos carritos se recuperan. El objetivo mide, pero no saca a nadie del flujo: quien compra sale por la condición.
4. Fidelización: después del pedido
- Disparador: «Pedido pagado (Shopify)».
- Al momento, un WhatsApp de agradecimiento. Solo lo recibe quien te dio permiso en ese canal.
- A los 15 días, un email que pide su valoración. A los 45, una sugerencia de recompra.
- Un segundo flujo con el mismo disparador y un importe mínimo envía una notificación interna a tu equipo, para que se ocupe de los pedidos grandes.
Y cuando un cliente lleva meses sin abrir tus emails, una campaña de reactivación de inactivos cierra el círculo.
Si vendes servicios: el embudo B2B
Cuando la venta la cierra una persona, el embudo sirve para que el comercial llegue a tiempo y con contexto:
- Captación: una guía descargable en una landing page con formulario, con una serie de emails de contenido.
- Cualificación: cada clic en un email de producto suma puntos en un campo del contacto. Quien pasa del umbral entra en un segmento.
- Paso al comercial: al entrar en ese segmento o al pedir presupuesto, una notificación interna avisa al comercial y un webhook lleva sus datos a tu CRM. Aquí tienes cómo conectar los leads con HubSpot o Salesforce.
- Seguimiento: si no hay respuesta, la serie de maduración sigue, sin prisas.
Cómo montarlo en NewsletterSoft
Las automatizaciones de NewsletterSoft combinan email, SMS y WhatsApp en el mismo flujo. Puedes empezar de dos formas:
- Con el asistente con IA: le cuentas el objetivo, por ejemplo «recuperar carritos abandonados», y te propone la secuencia con sus pasos. Puedes activarla tal cual o ajustarla antes en el editor. Nada se activa hasta que lo decides tú.
- En el editor visual, bloque a bloque: email, SMS, WhatsApp, espera, condición, objetivo, salida, etiquetas, listas, actualizar campo, webhook y notificación interna.
Los flujos pueden empezar por un formulario o un pop-up, la entrada en una lista o un segmento, una etiqueta, el cambio de un campo, una apertura o un clic, la visita a una página o un evento de tu tienda: vio un producto, añadió al carrito, empezó a pagar o pagó un pedido.
Antes de activarlo, recórrelo con un contacto tuyo. Los primeros días, revisa la vista Ejecuciones: ves en qué paso está cada contacto y detectas enseguida si alguien se queda atascado. Tienes más detalle en marketing automation con email, SMS y WhatsApp y qué incluye cada plan en los precios de marketing automation.
Cómo medir si el embudo funciona
- Paso entre fases: cuántos contactos pasan de una fase a la siguiente. Te dice dónde se atasca el embudo y qué fase conviene mejorar primero.
- Objetivo de cada flujo: cuántos contactos llegan a la conversión que buscas, como el carrito recuperado o el presupuesto pedido.
- Clics y bajas de cada email: si un email del flujo tiene muchas bajas, sobra o llega en mal momento. Las aperturas, con cuidado: lee por qué en qué es la tasa de apertura.
- Ventas y devoluciones: un embudo que vende mucho pero con muchas devoluciones está prometiendo lo que no es.
Errores habituales
- Seguir escribiendo a quien ya compró. Pon antes de cada mensaje una condición que lo compruebe.
- Comprobar demasiado pronto. Una condición «¿abrió?» justo después del email casi siempre dice que no. Pon antes una espera de uno o dos días.
- Usar el SMS o el WhatsApp para todo. Resérvalos para lo que de verdad importa y solo para quien te dio permiso en ese canal.
- Un flujo sin objetivo. Si no sabes qué debe conseguir, no sabrás si funciona.
- Dejar al comercial fuera. Si un lead pide presupuesto, el flujo debe avisar a una persona, no mandarle otro email.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un embudo de ventas automatizado?
Es el recorrido de un contacto desde que te deja sus datos hasta que compra, con flujos que le envían el mensaje adecuado en cada fase según lo que hace: abrir, hacer clic, mirar un producto, dejar un carrito o comprar.
¿Cuáles son las etapas de un embudo de ventas?
Las habituales son captación, maduración, cualificación, conversión y fidelización. También se habla de parte alta, media y baja del embudo (TOFU, MOFU y BOFU).
¿Qué diferencia hay entre un embudo automatizado y una campaña de email?
Una campaña sale una vez, a una lista y en una fecha. El embudo automatizado no tiene fecha: cada contacto entra cuando hace algo y recibe los mensajes a su ritmo, según lo que hace en cada paso.
¿Cómo se combinan email, SMS y WhatsApp en un embudo?
El email hace la mayor parte del trabajo; el SMS sirve para avisos cortos, como el último recordatorio de un carrito, y el WhatsApp para mensajes más cercanos, como el agradecimiento tras una compra. Cada canal necesita su propio permiso.
¿Qué necesito para automatizar un embudo de ventas?
Una herramienta de marketing automation que recoja los contactos con su consentimiento, reaccione a lo que hacen (en tu web, en tus emails y en tu tienda) y envíe por email, SMS y WhatsApp desde el mismo flujo. Y, si vendes con comerciales, que pueda avisarles y pasar los datos a tu CRM.
¿Quieres ver cómo quedaría tu embudo en NewsletterSoft? Solicita una demo y lo montamos contigo.
