Cómo adaptar tus formularios de captación de emails al RGPD

El próximo 25 de mayo entrará en vigor el nuevo reglamento europeo GDPR para la protección de datos. En español lo conoceréis por las siglas RGPD, Reglamento General de Protección de Datos.

En este artículo repasaremos las principales implicaciones y conoceréis como debéis adaptar vuestros formularios de captación de emails al RGPD (Newslettersoft no pretende dar asesoramiento legal en su blog y no puede hacerse responsable del uso de los contenidos publicados. Si necesitáis ayuda en la implementación del RGPD os recomendamos que contactéis con un experto).

El punto más importante sobre la RGPD radica en que el usuario debe dar su consentimiento explícito para el tratamiento y la recepción de cualquier tipo de comunicación. No vale con utilizar la suscripción al newsletter para enviarle información comercial, webinars, promociones… En todo momento debemos obtener el consentimiento explícito del usuario para enviarle cualquier tipo de comunicado.

Lo que pretende el RGPD es dar el control al usuario sobre sus datos. Obligar a las empresas que interactúan con usuarios de la zona Euro a respetar un conjunto de reglas sobre el tratamiento de los datos e informar en todo momento al usuario sobre cómo van a ser utilizados y bajo qué circunstancias.

¿Debo volver a pedir el consentimiento para cumplir con la RGPD?

Supongo que muchos de vosotros habréis recibido estos días un aluvión de correos pidiendo que re-confinéis de nuevo vuestros datos. Aunque esta es una buena práctica y deberías ser aprovechada para actualizar los datos de nuestros suscriptores, no es obligatoria. Si, lo habéis oído bien.

Para todas aquellas empresas que en el momento de registrar a los nuevos usuarios, tenían actualizada su política de privacidad. Explicaban claramente el propósito para el que si iban a captar los datos, legalmente no es necesario volver a obtener su permiso.

El motivo por el que muchos estáis recibiendo peticiones de re-confirmación, es porque la captación de vuestros datos puede haberse realizado en varios entornos on/off-line y cada uno de ellos tenía distintos propósitos. Con la re-conformación se pretende unificar el criterio de uso de los datos y pedir el consentimiento para el envío de información a través de los distintos canales.

Os pondré un ejemplo. Hace unos días recibí el mail de una marca de coches, donde la directora de comunicación me pedía que re-confirmara mi registro. Me extrañó, porque yo no había comprado el coche en ningún concesionario, lo que si soy es cliente de sus talleres.

Si habéis cambiado vuestra política de privacidad, o si no estáis seguros que los usuarios hayan aceptado las condiciones de uso, en este caso es recomendable pedir la re-confirmación.

Mails para pedir la re-confirmación por RGPD

Si consideras que los usuarios deben re-confirmar su suscripción debes enviar un comunicado antes del día 25 de Mayo. La mejor opción es que utilices un mensaje directo, con un lenguaje claro y entendedor. Debes explicar los beneficios de re-confirmar sus datos. Ya que de lo contrario dejarán de recibir tus comunicados.

Si solo envías un tipo de comunicados, puedes solicitar la confirmación pulsando un enlace. Es la opción más simple pero como contrapartida no permite actualizar los datos de los usuarios más allá de aceptar de nuevo la política de privacidad y dar el consentimiento para recibir un único tipo de comunicado.

Mailing ejemplo GDPR

Otros mails, sobretodo de compañías anglosajonas, donde la aplicación del RGPD les ha pillado más por sorpresa tenemos mails un poco más caóticos. En esencia son lo mismo pero aquí se nota que el departamento legal es quien marca tendencia.

Mailing ejemplo RGPD

Debo utilizar doble OPT-IN para cumplir con RGPD

La respuesta simple es no. Aunque el doble opt-in nos permite asegurarnos que las direcciones que se dan de alta en nuestro servicio son válidas, la normativa europea solo nos exige que el usuario acepte explícitamente la cesión de sus datos y seleccione el tipo de comunicación que quiere recibir.

Aunque es una práctica altamente recomendada en “premission marketing”. Así evitamos que robots o gente con pocos escrúpulos nos inyecten direcciones inválidas. Añade un nuevo pasó en el proceso de registro reduciendo el número de usuarios captados. Recomendaríamos que para nuevas altas, si la utilices. Incluso que aproveches el mails de agradecimiento para pedir más datos al usuario… pero solo la utilizaríamos en este ámbito.

Si lo que te preocupa es que los usuarios se registren con direcciones no válidas, te recomendamos un servicio de verificación de emails funciona en batch o en tiempo real vía API. Así te aseguras que las direcciones introducidas son válidas y evitas la utilización del doble opt-in.

Debo pedir de nuevo el consentimiento por normativa RGPD

La respuesta es depende. Si en el momento del registro, tenías tu política de privacidad actualizada y en ella indicábamos claramente el propósito del tratamiento de los datos y el usuarios seleccionaba el tipo de comunicados que deseaba recibir, en este caso no sería necesario.

Por el contrario, si has realizado algún cambio en tu política de privacidad y quieres utilizar los datos de los usuarios para otros propósitos, si deberías volver a pedir el consentimiento. Nuestro consejo es que ya qué pides al usuario que acepte la nueva política, lo aproveches para que actualice sus datos. A parte de cumplir con el RGPD podrás enviarle comunicados más personalizados.

Cómo adaptar tus formularios de captación de emails al RGPD

En Newslettersoft, queremos ponerte las cosas fáciles. Hemos diseñado un nuevo formulario para la que cumplas con el RGPD. Se trata de un formulario de modificación de datos al que le hemos dado un nuevo diseño más acorde con la RGPD.

Un formulario de modificación e datos, permite cambiar los datos del usuario, añadir nuevos campos… Su utilización es muy simple, primero crear nuevo formulario de modificación de datos

  • Seleccionamos la opción del menú superior “Forms/Crear un formulario Web”.

Crear formulario captación emails para que cumpla RGPD

  • Dentro del primer desplegable, seleccionamos la opción “Escoger un tipo de formulario: Modificar Detalles”. Este tipo de formularios nos permite modificar los datos de los usuarios ya seleccionados.

Crear formulario captación emails para que cumpla RGPD

  • En “Opciones Avanzadas” seleccionamos la plantilla que queremos utilizar, en nuestro caso utilizaremos la “Legal”. Podemos ver cómo queda el diseño seleccionando “Previsualizar este diseño
  • En la sección “Escoger Lista de Distribución” seleccionamos la lista de la que queremos actualizar los datos y los campos que queremos mostrar en el formulario. Recordar que podemos ordenar la posición de los campos, arrastrándolos y colocándoos en el orden que necesitemos.

Aseguraos que habéis creado un campo “caja de selección” con la política de privacidad y tantas campos como tipos de comunicados queréis que se pueda suscribir. Tenéis más información en el portal de ayuda en el artículo “Como crear campos personalizados”.

Si seleccionamos “siguiente”, accederemos a la sección de la página de agradecimiento. La puede alojar la herramienta o podemos introducir una URL. Algo similar sucede con la página de error.

En el último paso veremos la sección “Editar Formulario HTML”. La herramienta permite personalizar totalmente el HTML del formulario para ajustarlo a nuestras necesidades.

El texto que muestra el formulario es estándar, lo único que deberás personalizar es el enlace que apunta a la política de privacidad de tu Web. Hemos añadido unos comentarios en el HTML para que te sea más fácil personalizarlo.

<!– Inicio texto Política de privacidad –>
<!– Contenido a personalizar –>
<p class=”msg_legal”>En cualquier momento puedes ejercer tu derecho a darte de baja de nuestro Servicio al seleccionar el enlace “Baja” que aparece en la parte superior de todos nuestros comunicados. Para más información puedes visitar nuestra Web y revisar nuestra <a href=””>Política de Privacidad y Tratamiento de Datos</a>. </p>
<br>
<!– Fin texto Política de privacidad –>

Donde veas href=”” dentro de las comillas escribe la ruta a la política de tu web. En nuestro caso sería:

href=” https://www.newslettersoft.com/aviso-legal/”

Guarda los cambios y ya dispones de tu formulario. Recuerda que puedes aprovechar la aceptación de la nueva política para que el usuario, introduzca sus datos personales e indique que tipo de comunicado desea recibir. Es importante que tengamos en cuenta que a partir de ahora el usuario decide el tipo de comunicados desea y que lo indiquemos claramente en el formulario.

Tener presente que si editáis de nuevo un formulario modificado, deberéis introducir de nuevo el enlace a la política de privacidad.

La aplicación del RGPD es muy amplia y afecta a todos los ámbitos de la empresa, no solo al email marketing. En los próximos días iremos añadiendo nuevos artículos sobre este tema.

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About Antxon Pous

CEO de NewsletterSoft, trabajo para mejorar la comunicación de las empresas y aumentar sus ingresos al enviar mensajes relevantes midiendo la interacción de los clientes on-line y off-line.

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