Lo que aprenderás en esta guía

¿Quieres dominar el email outreach sin arruinar la reputación de tu dominio? Te mostraré exactamente cómo generar respuestas reales construyendo relaciones profesionales de valor.

Paso 1: Configura tu infraestructura técnica correctamente Te recomendamos usar un dominio dedicado exclusivamente para outreach. Configura SPF, DKIM y DMARC correctamente, y recuerda que debes calentar tu dominio de forma gradual antes de enviar campañas masivas.

Paso 2: Construye listas de contactos verificadas y segmentadas Define con precisión tu público objetivo ideal. Verifica cada dirección de email antes de enviar y evita direcciones genéricas como info@ o contacto@. Esto maximiza la entregabilidad y mejora tus tasas de respuesta.

Paso 3: Personaliza cada mensaje aportando valor específico Redacta asuntos atractivos de menos de 50 caracteres. Estructura tu email en tres partes claras y demuestra beneficios concretos para el destinatario. La personalización va más allá del nombre.

Paso 4: Respeta los límites de envío y timing estratégico Envía máximo 100 emails fríos diarios por cuenta si quieres mantener buena reputación. Distribuye tus envíos entre las 8-11 AM y programa seguimientos cada 3-5 días.

Paso 5: Realiza seguimiento inteligente sin ser insistente Limítate a 2-4 emails de seguimiento como máximo. Agrega valor nuevo en cada contacto y mide constantemente tus métricas de rendimiento.

Recuerda que el éxito del email outreach radica en la calidad sobre cantidad: mejor enviar 50 emails altamente personalizados que 500 mensajes genéricos que terminen en spam.

Las tasas de respuesta del outreach oscilan entre el 1-3%, convirtiéndolo en uno de los canales B2B más efectivos. Sin embargo, las tasas de rebote pueden alcanzar el 5-10%, destruyendo la reputación de tu dominio antes de que tus mensajes lleguen a destino.

¿La buena noticia? Con la estrategia correcta puedes maximizar respuestas mientras proteges tu reputación de envío.

A continuación, te mostraremos paso a paso cómo ejecutar cold outreach profesional: desde configurar tu dominio correctamente hasta redactar emails que generen conversaciones reales.

¿Qué es el Email Outreach y Por Qué Funciona?

El email outreach consiste en contactar directamente a personas o empresas específicas mediante correos electrónicos personalizados con el objetivo de establecer relaciones profesionales valiosas. A diferencia del email marketing tradicional, esta estrategia se centra en iniciar conversaciones desde cero con contactos que no conocen previamente tu marca.

Los equipos de ventas B2B utilizan cold outreach para conectar directamente con los perfiles que toman decisiones en las empresas. La tasa de apertura de los emails en frío alcanza el 27%, superando a muchos correos automatizados. Cuando se ejecuta correctamente, esta técnica puede mejorar la autoridad de tu sitio web, aumentar la visibilidad de tu marca y generar oportunidades de negocio concretas.

¿Cuál es la diferencia entre email outreach y email marketing?

Muchos confunden ambas estrategias, pero sus enfoques son completamente distintos. El email marketing se dirige a personas que ya han mostrado interés en tu negocio: suscriptores a tu boletín o usuarios que han interactuado con tu contenido. Su objetivo principal es nutrir relaciones existentes a lo largo del embudo de ventas.

El cold outreach contacta a personas con las que no has tenido ninguna interacción previa. Buscas establecer una nueva conexión desde cero. El tono resulta más introductorio y persuasivo, ya que necesitas captar la atención desde el primer contacto.

La tasa de respuesta del outreach suele ser menor porque los destinatarios no esperan recibir tu mensaje. Sin embargo, cuando aplicas las prácticas correctas, el retorno sobre la inversión puede resultar significativo. De 12 millones de emails enviados masivamente solo el 8,5% obtienen una respuesta. Con personalización adecuada, puedes aumentar drásticamente estos resultados.

Casos de uso del outreach efectivo

¿Cómo aplican diferentes sectores el email outreach? En link building, las empresas de SEO contactan a webmasters mediante emails estratégicos para conseguir backlinks de calidad. Conseguir enlaces desde sitios relevantes mejora la autoridad de una página y su posicionamiento en los motores de búsqueda.

En reclutamiento, las empresas utilizan outreach para encontrar candidatos de alto nivel en plataformas como LinkedIn. Contactar directamente a profesionales cualificados acelera el proceso de contratación y mejora la calidad de los perfiles.

Las startups tecnológicas emplean emails fríos para presentar sus proyectos a capitalistas de riesgo y buscar inversores. Este acercamiento directo a tomadores de decisiones puede abrir puertas que otros canales no alcanzan.

Las agencias de marketing digital conectan con influencers a través de emails personalizados para establecer colaboraciones estratégicas. Estas relaciones se traducen en oportunidades de co-marketing, invitaciones a eventos digitales, entrevistas o publicaciones conjuntas.

Recuerda que cuando un nuevo artículo recibe enlaces externos rápidamente, aumenta la probabilidad de que los motores de búsqueda lo rastreen e indexen antes. El outreach acelera este proceso de forma proactiva.

¿Cómo mides el éxito de tus campañas?

Para evaluar el rendimiento de tus campañas necesitas monitorizar indicadores específicos. La tasa de apertura mide cuántas personas abren tu email. La tasa de respuesta indica cuántos destinatarios te contestan. Una tasa de adquisición de enlaces por encima del 10% se considera un resultado decente.

La entregabilidad del correo electrónico determina si tus mensajes llegan a la bandeja de entrada o terminan en spam. Monitoriza también la tasa de rebote para evitar soft o hard bounce que dañen tu reputación de envío.

La tasa de conversión mide cuántos contactos avanzan hacia tu objetivo final. Aunque la tasa de conversión con cold emailing puede ser inferior al 1%, puedes aumentar esta cifra hasta el 4% o el 5%. Enviando 2-3 correos electrónicos de seguimiento, puedes mejorar drásticamente tu tasa de conversión con un esfuerzo mínimo.

Analizar estas métricas te permite identificar qué funciona y qué necesita ajustes. Podrás determinar si tu mensaje de presentación o un segundo seguimiento causa problemas, optimizando cada elemento de tu estrategia.

Preparación: Configura tu Dominio y Herramientas

Antes de redactar tu primer email de outreach, debes preparar la infraestructura técnica que garantice que tus mensajes lleguen a la bandeja de entrada. Te recomendamos seguir estos pasos fundamentales para evitar que tu campaña termine en spam antes de comenzar.

Configura SPF, DKIM y DMARC

SPF, DKIM y DMARC son tres protocolos de autenticación del correo electrónico que previenen que spammers y phishers envíen correos en nombre de un dominio que no poseen. Si no configuras correctamente estos protocolos, tus correos electrónicos pueden ser puestos en cuarentena como spam o no llegar a sus destinatarios.

El Marco de Políticas del Remitente (SPF) enumera todas las direcciones IP autorizadas para enviar correos desde tu dominio. Cuando un servidor de correo recibe tu mensaje, verifica si la dirección IP del remitente está en el registro SPF. Si no coincide, el correo se marca como spam o se rechaza.

El Correo Identificado con Claves de Dominio (DKIM) permite firmar automáticamente tus correos electrónicos utilizando una firma digital que verifica matemáticamente que el correo procede de tu dominio. Esta firma funciona como una criptografía que garantiza la autenticidad del mensaje.

La autentificación DMARC indica a un servidor de correo electrónico receptor qué debe hacer según los resultados de SPF y DKIM. Puede ordenar a los servidores que pongan en cuarentena, rechacen o entreguen los correos.

Recuerda que los registros SPF, DKIM y DMARC se almacenan en el Sistema de Nombres de Dominio (DNS) como registros TXT. Debes configurar estos registros correctamente para evitar que tus correos legítimos se marquen como spam.

Usa un dominio dedicado para cold outreach

En 2026, hacer cold emailing sin un dominio dedicado resulta muy arriesgado. Las altas tasas de rebote, marcas de spam o blacklists pueden arruinar la deliverability de tu dominio principal. Te recomendamos utilizar un dominio específico para contactar prospectos, protegiendo así tu dominio principal de negocio si los emails caen en spam traps o reciben quejas.

Mantén siempre tu dominio de cold email separado de tu marca principal. Tu dominio principal es sagrado, nunca lo pongas en riesgo con el cold outreach. Configura al menos 2-3 direcciones de email por dominio para distribuir tu volumen de envío y minimizar riesgos.

Herramientas básicas que necesitas

Para ejecutar email outreach profesional, necesitas herramientas que automaticen parte del proceso sin perder la personalización. Una plataforma de cold outreach te permite programar envíos, gestionar seguimientos y medir resultados. Además, autentica correctamente con SPF, DKIM y DMARC. Recuerda que sin autenticación equivale a spam al instante.

Te recomendamos utilizar herramientas de verificación de email para limpiar tu lista antes de enviar. Esto reduce rebotes y protege tu reputación de envío.

Calienta tu dominio antes de enviar

Si quieres construir una buena reputación como remitente y asegurar que tus emails lleguen a la bandeja de entrada, debes calentar tu dominio paso a paso. No se trata de ir rápido, se trata de construir confianza estratégicamente con proveedores como Google y Microsoft. Si empiezas enviando cientos de emails desde un dominio nuevo, los filtros de spam marcarán tu actividad como sospechosa.

El proceso de calentamiento suele tomar unas pocas semanas, durante las cuales aumentas lenta y constantemente el volumen de emails que envías cada día. La mayoría puede esperar que su dominio tenga una reputación establecida en 3-6 semanas.

A continuación, te mostramos cómo calentar tu dominio paso a paso:

Paso 1: Comienza enviando 50-100 emails a cada proveedor principal (Gmail, Yahoo, Outlook) dirigiéndote solo a tus destinatarios más comprometidos.

Paso 2: Si las métricas son saludables, duplica tu volumen a 200 emails por proveedor.

Paso 3: Continúa aumentando gradualmente: 400 emails en los días 5-7, 600-800 en los días 8-10, y así sucesivamente.

Recuerda que nunca debes aumentar tu volumen hasta haber revisado el rendimiento de tus mensajes por receptor. Si el compromiso y las tasas de rebote parecen normales, probablemente sea seguro aumentar el volumen del día siguiente.

Paso 1: Identifica y Construye tu Lista de Contactos

Construir una lista de contactos de calidad determina el éxito de tu estrategia de outreach. Recuerda que una base de datos sólida y verificada maximiza respuestas mientras reduce rebotes que dañan tu reputación de envío.

¿Cómo defines tu público objetivo ideal?

Tu cliente ideal no es simplemente una persona con un perfil psicográfico, demográfico o comportamental determinado. Tampoco es unitario. Cualquier marca personal o comercial puede tener varios buyer personas coexistiendo sin problema. Supongamos que vendes productos para bebés: algunos podrían pensar que tu único buyer persona es el padre o la madre. Pero, ¿qué hay de los tíos, amigos o futuros padrinos de esos pequeños? A ellos también les interesan esos productos para agasajarlos y consentirlos. Por ende, debes incluirlos en tu lista de avatares, de lo contrario, dejarás mucho dinero sobre la mesa.

Las empresas que utilizan buyer personas detalladas en su marketing obtienen un 73% más de leads cualificados que aquellas que no lo hacen. Te recomendamos definir métricas estratégicas y asociarlas con una escala del uno al cinco: alineación con tu solución, presupuesto y nivel de influencia dentro de su organización. Prioriza a tus clientes más cualificados, ya que a largo plazo serán los más rentables.

Encuentra las direcciones de email correctas

El 91% de las empresas utilizan el email para comunicarse con sus clientes. El 77% de los compradores B2B prefieren que se les contacte por email. Una herramienta para encontrar emails te ahorra tiempo buscando direcciones manualmente en Internet y mejora la precisión, ya que puedes comprobar que te diriges a las personas adecuadas.

Hunter ofrece 50 búsquedas gratuitas por mes y cita sus fuentes, permitiéndote ver de dónde salió la sugerencia. FindThatLead está hecho para empresas B2B y te permite encontrar leads, buscar por segmento de audiencia u obtener el email de alguien a través de redes sociales. VoilaNorbert entrega un enfoque más sofisticado con acciones masivas, integraciones y un API.

Verifica cada dirección antes de enviar

Los profesionales del marketing utilizan herramientas para verificar su outreach email para asegurarse de que los mensajes llegan a las bandejas de entrada de los clientes. Debes esperar una tasa de precisión de al menos el 95%. De lo contrario, te arriesgas a enviar correos a un número inaceptablemente alto de direcciones que creías que eran válidas.

El verificador de email de VerificarEmails presume una precisión del 98%, lo que mejora tu tasa de entrega, reduce rebotes y fortalece tu reputación como remitente. La velocidad de verificación resulta importante, especialmente para las empresas que verifican grandes listas o que realizan verificaciones en tiempo real. Un servicio fiable debe ser capaz de procesar miles de correos electrónicos en cuestión de minutos, sin comprometer la precisión.

Segmenta tu lista por relevancia

Los correos segmentados pueden tener una tasa de clics hasta un 100,95% mayor que los no segmentados. La segmentación en email marketing te permite enviar mensajes personalizados para diferentes grupos dentro de tu audiencia, lo que aumenta su impacto y mejora la tasa de conversión.

Puedes segmentar según datos demográficos básicos como edad, género o ubicación. La segmentación por intereses resulta efectiva porque puedes identificar claramente qué es lo que motiva a cada suscriptor. La segmentación basada en el comportamiento se centra en cómo interactúan los suscriptores con tus correos electrónicos y con tu sitio web.

Evita direcciones genéricas y catch-all

Encontrarás direcciones genéricas muy fácilmente en el sitio web de la empresa donde trabaja tu prospecto: info@, contact@, ventas@. Desafortunadamente, solo registramos una tasa de conversión muy baja en estas direcciones.

Los correos catch-all presentan ventajas y desventajas. Corren el riesgo de crear rebotes y afectar negativamente tu tasa de entregabilidad. Enviar correos electrónicos a dominios catchall resulta arriesgado, ya que puede acabar enviándote a las carpetas de spam de otros destinatarios. Los correos electrónicos que rebotan pueden causar mucho daño a la reputación de tu remitente, especialmente si tu tasa de rebote es superior a la norma del sector de 2%.

Paso 2: Redacta un Outreach Email que Genere Respuestas

Redactar un email de outreach efectivo no es complicado si sigues una estructura clara. En este paso aprenderás cómo escribir mensajes que abran conversaciones reales sin terminar en la carpeta de spam.

Escribe un asunto atractivo y personalizado

¿Sabías que el 35% de los destinatarios abren correos basándose únicamente en la línea de asunto? El asunto determina si tu email se lee o se elimina al instante.

Te recomendamos personalizar cada asunto incluyendo el nombre del destinatario o una referencia específica a su empresa. Los asuntos personalizados generan un 62% más de aperturas. Mantén tu asunto por debajo de 50 caracteres para que se visualice completo en dispositivos móviles.

Las preguntas en el asunto generan curiosidad y fomentan la interacción. Por ejemplo, «¿Una pregunta rápida sobre [su desafío específico]?» resulta más efectivo que «Propuesta de colaboración». Los asuntos con menos de 10 palabras muestran mejores tasas de apertura.

Estructura tu mensaje en tres partes

Tu email necesita una arquitectura simple y clara. A continuación, te mostramos cómo estructurarlo paso a paso:

Paso 1: Saludo personalizadoComienza siempre con el nombre del destinatario. Evita los «Estimado/a» genéricos.

Paso 2: Introducción directaEstablece rápidamente quién eres y por qué contactas. No des rodeos innecesarios. Menciona algo específico sobre el destinatario: una publicación reciente, un logro de su empresa o un desafío que identificaste.

Paso 3: Cierre con llamada a la acción Finaliza con una solicitud específica y fácil de responder. La estructura completa debe mantenerse breve, con párrafos cortos y espacio visual que facilite la lectura.

Demuestra el valor para el destinatario

Recuerda que el destinatario se pregunta «¿qué hay para mí en este email?». Céntrate en las ventajas que ofreces, no en las características de tu producto. Muestra cómo mejora la vida o el trabajo del lector.

Incluye pruebas sociales como testimonios o casos de estudio para aumentar la credibilidad. Mostrar cómo otras empresas tuvieron éxito trabajando contigo persuade al destinatario. Las cifras de éxito o menciones relevantes aportan confianza.

Incluye una llamada a la acción clara

Tu CTA debe ser corta, clara y concisa. Facilita la respuesta con una solicitud específica: «¿Estarías disponible para una llamada de 15 minutos la próxima semana?».

Si dispones de un sistema de reservas, proporciona un enlace directo a tu calendario. Cuanto más simple sea responder, mayor será la probabilidad de obtener una respuesta. Resalta el valor en tu CTA: explica brevemente qué ganará el lector si acepta tu propuesta.

Evita palabras que activan filtros de spam

Ciertos términos levantan sospechas en los filtros de spam. Te recomendamos evitar estas palabras problemáticas:

Palabras relacionadas con dinero: «gratis», «dinero gratis», «gana dinero».

Palabras de urgencia: «actúa ahora», «oferta por tiempo limitado», «último aviso».

Términos de ventas agresivas: «100% garantizado», «sin riesgos», «compra ya».

Evita también mayúsculas excesivas y signos de exclamación, ya que los filtros los detectan como patrones sospechosos.

Paso 3: Envía tu Campaña de Forma Estratégica

Enviar tu campaña requiere precisión estratégica para proteger tu reputación de remitente y maximizar respuestas. Los límites oficiales de los proveedores resultan engañosos, ya que enviar al máximo permitido te marcará como spam rápidamente.

Respeta los límites de envío diarios

Google Workspace permite enviar hasta 2000 emails al día, mientras que Gmail gratuito tiene un límite de 500 correos diarios cuando se usa un navegador. Office 365 permite 10.000 destinatarios por día. Sin embargo, estos números representan la capacidad del sistema, no rangos seguros de entregabilidad.

Te recomendamos enviar máximo 100 emails fríos al día por bandeja de entrada, siempre que la cuenta haya sido calentada correctamente. Si envías 2000 emails en frío cada día te llevará a las carpetas de spam de tus destinatarios en una semana. Para escalar hasta 2000 emails diarios, utiliza la técnica multi-sender con múltiples direcciones calentadas en diferentes dominios.

Los dominios nuevos deben empezar con 20-30 emails al día y aumentar gradualmente solo después de un engagement consistente. Recuerda que la reputación del remitente resulta más importante que el volumen bruto para la entregabilidad a largo plazo.

Distribuye los envíos durante el día

El mejor momento para enviar un correo electrónico es durante la primera parte del día, desde las 8 hasta las 11 de la mañana. Enviar un email sobre las 10:00 maximiza la probabilidad de aparecer en la parte superior de la bandeja de entrada. Entre las 12:00 y las 14:00, los usuarios suelen dar una segunda revisión a su bandeja mientras almuerzan.

El martes suele ser el día más efectivo. Los martes y miércoles por la mañana habitualmente muestran un fuerte rendimiento para las comunicaciones B2B. Evita enviar campañas después de las diez de la noche, ya que la gente ya está descansando.

Personaliza cada mensaje antes de enviar

La personalización resulta clave para evitar ser ignorado. Un correo genérico es más probable que sea ignorado. Automatiza sin perder el toque humano utilizando herramientas con campos personalizados.

Paso 4: Realiza Seguimiento sin Ser Insistente

¿Sabías que el 70% de todas las secuencias de correo electrónico se detienen después de un solo mensaje? Esto significa que la mayoría de profesionales pierden oportunidades valiosas por no hacer seguimiento correctamente.

Cuándo enviar el primer seguimiento

Te recomendamos enviar tu primer seguimiento entre tres y cinco días después del email inicial. Este intervalo te da tiempo suficiente para que tu mensaje no caiga en el olvido sin presionar al destinatario.

Recuerda que espaciar los envíos por 3 a 5 días permite que la persona procese tu propuesta sin sentirse agobiada. Si envías demasiado pronto, parecerás desesperado. Si esperas demasiado, tu mensaje perderá relevancia.

Qué incluir en emails de seguimiento

Tu seguimiento debe incluir tres elementos clave: un recordatorio amable del primer mensaje, reafirmar el beneficio para el destinatario y agregar un nuevo argumento o recurso.

No repitas exactamente el mismo contenido. Cada contacto debe aportar valor adicional: comparte un caso de estudio relevante, menciona una estadística interesante o referencia una noticia reciente sobre su sector. Así demuestras que sigues pensando en cómo ayudarles.

Cuántos seguimientos hacer como máximo

Limítate a enviar de 2 a 4 correos de seguimiento como máximo. Los datos recientes sugieren que tres emails en total (uno inicial y dos seguimientos) maximizan respuestas mientras minimizan quejas de spam.

Las secuencias con 3-4 emails obtienen tres veces más respuestas comparadas con enviar solo 1-3 correos electrónicos. Sin embargo, si tras el cuarto email no recibes respuesta, es momento de parar y probar con otros contactos.

Mide y analiza tus resultados

Para optimizar tu estrategia de seguimiento, monitoriza estas métricas clave: tasa de apertura, tasa de clics, tasa de respuesta, tasa de conversión, tasa de rebote y tasa de spam.

Estos indicadores te revelan qué funciona y qué necesitas ajustar. Si tu tasa de apertura baja en el segundo seguimiento, revisa el asunto. Si las respuestas son negativas, probablemente tu mensaje no aporta suficiente valor al destinatario.

Conclusión

Ahora tienes todo lo necesario para ejecutar campañas de email outreach que generen respuestas reales. Desde configurar tu dominio correctamente hasta redactar mensajes personalizados y realizar seguimientos estratégicos, cada paso cuenta para proteger tu reputación y maximizar resultados.

El email outreach no se trata de enviar miles de correos masivos. Se trata de conectar con las personas adecuadas, en el momento preciso, ofreciendo valor genuino. Comienza con listas verificadas, personaliza cada mensaje y respeta los límites de envío.

Aplica estas estrategias consistentemente y verás cómo tus tasas de respuesta mejoran con el tiempo. La clave está en la práctica, la medición constante y el ajuste continuo de tu enfoque.

FAQs

Q1. ¿Cuál es la diferencia principal entre email outreach y email marketing? El email outreach contacta a personas con las que no has tenido ninguna interacción previa, buscando establecer una nueva conexión desde cero con un tono más introductorio y persuasivo. En cambio, el email marketing se dirige a personas que ya han mostrado interés en tu negocio, como suscriptores a tu boletín, con el objetivo de nutrir y mantener relaciones existentes a lo largo del embudo de ventas.

Q2. ¿Por qué es importante usar un dominio dedicado para cold outreach? Usar un dominio dedicado protege tu dominio principal de negocio de daños a la reputación. Altas tasas de rebote, marcas de spam o estar en una blacklist pueden arruinar la deliverability de tu dominio principal. Un dominio separado para cold email minimiza estos riesgos y mantiene segura la reputación de tu marca principal. Utiliza herramientas profesionales para validar tus direcciones de correo electrónico como VerificarEmails que ofrecen una precisión en la validación cercara al 99%.

Q3. ¿Cuántos emails de seguimiento debo enviar como máximo? Se recomienda enviar de 2 a 4 correos de seguimiento como máximo. Los datos sugieren que tres emails en total (uno inicial y dos seguimientos) maximizan las respuestas mientras minimizan quejas de spam. Las secuencias con 3-4 emails obtienen tres veces más respuestas comparadas con enviar solo 1-3 correos electrónicos.

Q4. ¿Cuántos emails fríos puedo enviar de forma segura al día? El límite seguro recomendado es de aproximadamente 100 emails fríos al día por bandeja de entrada, siempre que la cuenta haya sido calentada correctamente. Los dominios nuevos deben empezar con 20-30 emails al día y aumentar gradualmente. Aunque proveedores como Google Workspace permiten hasta 2000 emails diarios, enviar al máximo te marcará como spam rápidamente.

Q5. ¿Cuál es el mejor momento para enviar un email de outreach? El mejor momento es durante la primera parte del día, desde las 8 hasta las 11 de la mañana, siendo las 10:00 el horario óptimo para aparecer en la parte superior de la bandeja de entrada. Los martes y miércoles por la mañana habitualmente muestran un fuerte rendimiento para las comunicaciones B2B. Evita enviar campañas después de las diez de la noche.

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Para explicar su funcionamiento presentamos un ejemplo de solución de voz que puede aplicar cualquier empresa que esté pensando en hacer una acción de promoción de las rebajas este verano usando el Marketing Automation.

Supongo que muchas veces te has preguntado cómo puedes conectar con aquellos clientes que parece que no hacen demasiado caso a tus campañas en canales digitales.

Nosotros queremos proponerte una solución de Marketing Automation para captar su atención: Usar el canal de Voz, es decir recibir una llamada entrante que le ofrezca un cupón de descuento por ejemplo:

Mírate la infografía con la propuesta de una campaña de voz para estas rebajas y llama al teléfono detallado para que veas una muestra de cómo podría ser esta campaña de voz de las Rebajas ofreciendo la participación en la preapertura de las rebajas y invitando a conseguir un cupón de descuento que se puede mandar por email o sms como ejemplo de campaña de marketing automatizado.

Con esta campaña estamos automatizando una acción que se lleva a cabo usando 2 o 3 canales de comunicación:

• Llamada automatizada
• Envío de SMS
• Envío de email

Estamos buscando crear una empatía con el cliente aprovechando las rebajas y ofreciendo su participación en la preapetura de las mismas. Si creamos un copy atractivo y buscamos una hora adecuada para la realización de la campaña. Es una acción indicada para reactivar clientes, fidelizar o conseguir clientes nuevos.

Esta nueva funcionalidad la podemos usar para otras acciones relacionacionadas con una campaña publicitaria, una encuesta de satisfacción, una felicitación de cumpleaños, una confirmación transaccional, …. infinitas posibilidades como infinita es la comunicación con nuestros clientes.

A su vez podremos crear los flujos de comunicación usando los canales de comunicación en el orden más interesante para conseguir los mejores resultados y el máximo engagement del usuario.

Puedes descargarte la conceptualización de la campaña de voz para las rebajas aquí Cómo crear una campaña de Voz

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No te preocupes, si eres nuevo en el mundo del email marketing o tienes poco conocimiento de cómo funciona la creación de campañas. Echa un vistazo a esta sencilla introducción de 5 pasos para iniciarse en el email marketing profesional para principiantes.

1. Establecer un público objetivo

Antes de empezar a enviar cualquier correo electrónico, debe averiguar a qué público vas a dirigirte. Investigar la psicología de los interlocutores, posibles clientes y clientes, es una de las partes más importantes del email marketing para principiantes.

Debería estar descubriendo qué tipo de ofertas les interesan, cómo puede llamar su atención y qué se necesitaría para convertirlas de un cliente potencial a otro. Aunque esto viene más adelante en la línea, debe ser mapeado antes de comenzar a comercializar su negocio.

Aquí os dejo el acceso a un artículo interesante sobre «Costumer Behavior» que os puede ayudar a estructurar vuestro público objetivo y las segmentaciones necesarias de este para cada campaña en función del contenido u objetivo.

2. Abrir cuenta de servicio de Email Marketing

Hay múltiples proveedores de servicios de email marketing que ofrecen servicios de calidad. Tendrás que investigar un poco para decidir cuál te conviene más en función de tus necesidades. Por descontado yo te invito a que pruebes nuestros 2 sistemas newslettersoft (email y sms) y editandsend (marketing automation).

Algunos pueden parecer muy similares, pero también puedes leer las reseñas para ver las funciones que se incluyen pedir una demo o usar la versión gratuita para probar si se ajusta a tus necesidades.

3. Crear página de suscripción o captación de interés en la web.

Aquí es donde comienza a poner en práctica los datos de tu investigación. Crear una página de captura de datos, también conocida como suscripción a la Newsletter, petición de demo, petición de información del los productos o servicios, …. puede parecer un paso intimidante en el email marketing para principiantes. Pero hay algunos factores clave que puedes incorporar para asegurarte de que se ejecute de manera más efectiva.

Tu página de captura es para recopilar correos electrónicos de clientes potenciales que estan interesados en un producto o servicio o en la compañía en general. Por lo general, la estrategia es ofrecer algo valioso a cambio de ellos dejen sus datos (como la descarga gratuita de libros electrónicos, el código de descuento, etc.). Conseguir que los visitantes te den su información de contacto es esencial para que construyas tu lista de correo electrónico de clientes o posibles clientes interesados en tus productos o servicios.

4. Configurar la campaña de correo electrónico (email marketing)

Una vez que hayas comenzado a crear una lista de correo electrónico, deberás comenzar a enviar correos electrónicos. Si tiene un objetivo particular en mente, por ejemplo, para lanzar un producto o servicio, curso en línea, es mejor configurar una campaña de email marketing para este caso en concreto.

Tu campaña puede estar configurada por 1 email o un conjunto de emails que finalmente conducen a la web, landing o espacio de venta. Asegúrate de que estás enviando contenidos relevantes que les pueda interesar a tu audiencia sino ni siquiera se molestarán en abrirlos o te marcaran como spam. También es importante escribir un asunto seductor que incite a la apertura del email.

5. Lead Nurturing

Un factor que a menudo se olvida en el email marketing para principiantes es la importancia de establecer relaciones con los clientes a largo plazo. Esto se hace alimentando tu lista y consiste en proporcionar a tu audiencia contenido interesante y atractivo con una frecuencia adecuada.

Con está técnica conoceran mejor a la empresa, productos o servicios e iran confiando en tu marca. No debes venderles a ellos en todos los correos electrónicos. Concéntrese en servir a tu audiencia para construir relaciones sólidas, genuinas y duraderas. Sobretodo incita el feedback, cualquier aportación aunque sea una crítica puede ser muy interesante para mejorar algún elemento del producto o servicio.

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Una lista de email marketing suele decaer un 25% cada año y en muchos casos tiene hasta un 75% de usuarios inactivos según marketing sherpa.

Vamos a analizar cómo sucede esto en la mayoría de las empresas.

La disminución del engagement (disminución de aperturas y clicks) hace que disminuya nuestra reputación y esto disminuye nuestra entregabilidad.

Porqué sucede así:

• Suscritores (usuarios) inactivos disminuyen el ratio de engagement.
• Un ratio de engagement bajo nos desposiciona en la cola de emails a entregar.
• Los ISP (internet service providers) toman nota.
• A la larga los ISP marcaran los emails inactivos como spam traps (email trampa, no certeros) y nos bloquearan las entregas de emails.

Por lo tanto es muy interesante que mantengamos nuestras listas de contacto lo más puras posibles, separemos los emails con mayor engagement de los que tienen un engament muy bajo para garantizar la máxima entregabilidad.

Razones por las que un usuario se va volviendo más inactivo:

• Pérdida de interés por el contenido, servicio, producto por tener ya cubierta esta necesidad.
• Repetición de los mismos contenidos.
• Horario de envío que no encaja con su perfil de actividad.
• Subject (Asunto) que no capta su atención.
• Estructura de diseño que no nos conduce a la interactividad o «click to action» poco claro.
• Cambio de trabajo o de dirección de email.
• Filtros antispam muy altos que no permiten la entregabilidad.

¿Qué podemos hacer para reactivarlos?

1. Identificar los contactos que tienen menor engagement (no abren las campañas y no clican) podemos crear un segmento o lista directament en Newslettersoft.
2. Identificar correos clasificados como spam traps o con una alta probabilidad de ser considerados rechazadosa través de la validación de la base de datos, servicio activo en Newslettersoft a través de una cuota mensual para mantener limpia una base de datos muy grande y que se actualiza en continuo o pago puntual 2 veces al año por ejemplo si la base de datos no tiene mucha rotación.
3. Separar estos contactos en otra lista o listas en función de los contenidos o productos que estamos promocionando.
4. Crear campañas específicas de reengagement para poder captar de nuevo su atención. (A través de una encuesta de intereses, un cupón de descuento, la promoción de una selección concreta de productos)
5. Analizamos los resultados y vemos si hace falta crear sublistas o subsegmentos para ir enganchando a estos usuarios.
6. Una vez volvemos a ratio estándar de engagement podemmos volver a clasificar a eseusuario cómo un usuario normal e incluirlo en la lista estándar a la que pertenecia.

Por lo tanto el Plan de acción de re-engagement, reactivación, de usuarios quedaría así:

El contenido de las campañas de re-engagement dependera de cada empresa, producto o sector pero lo más importante es que se realice el proceso de forma periódica, como mínimo 2 veces al año en función del tamaño de la lista de usuarios y/o la frecuencia de actualización.

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Después de cientos de campañas gestionadas para nuestros clientes mi opinión está muy clara. Utilizar una BBDD comprada para iniciarte en el mundo del email marketing es una mala idea. Esta es nuestra experiencia:

Los contactos suelen ser de poca calidad

Enviar a direcciones de «info» no es la mejor vía de contacto. Los mensajes que se envían a través de estas direcciones son percibidos en muchas ocasiones como mensajes que no han obtenido el permiso del destinatario.

Suelen contener direcciones erróneas

Mantener una BDD actualizada es caro, la gente suele cambiar sus direcciones de correo y más si son corporativas. Para actualizar las BDD se pueden utilizar campañas de emailing pidiendo la actualización de los contactos aunque las más eficaces son las que combinan este canal con el telefónico.

Pensar por un momento el tiempo y recursos que hay que emplear para llamar a una BBDD de 30.000 contactos.

A parte del coste innecesario que supone enviar a contactos no válidos, el problema de enviar a direcciones inexistentes es que esto nos puede afectar a nuestra reputación. Si a un proveedor de correo el 40% de lo que enviamos son direcciones inválidas, es probable que clasifique todos nuestros envíos como spam.

Pueden contener spamtrap mails

Los “spamtrap mails” son correos trampa que dejan las empresas como Hotmail, Yahoo, Gmail, AOL… para detectar el envío de campañas de email marketing, que no trabaja bajo la permisión marketing.  Estas empresas publican en páginas Web direcciones de correo para que los robots que crean BBDD las recojan. Estas direcciones suelen aparecer en foros y blogs.

El funcionamiento es muy sencillo, si una dirección no te ha dado el consentimiento para recibir mails, nadie debería enviarle ningún newsletter. Si las recibe, se trata claramente de spam. Hasta aquí, nada nuevo. El problema radica en que cuando enviamos una campaña los proveedores como Hotmail revisan si en nuestros destinatarios hay “spamtrap mails”, si los hay es un claro indicativo de que enviamos spam, con lo que es muy probable que parte de nuestros correos vayan al buzón de spam o ni tan siquiera se entreguen.

Este tipo de bloqueos no solo afecta a los destinatarios de Hotmail, sino que como los filtros son compartidos entre servicios podemos tener un bloqueo en destinatarios de diferentes dominios.

Para bloquear una campaña no hacen falta cientos de “spam trap”, con un número pequeño que puede oscilar entre 2-5 podemos sufrir problemas muy severos de entregabilidad.

Durante el mes de Mayo hemos analizado 50 BDD de distintos proveedores y más del 50% contenía algún “spam trap mail”

Los correos personales son caros

Comparar direcciones de info es muy económico, hay cientos de BDD legítimas o no que contienen estas direcciones (cámaras de comercio, escuelas de negocios, centros de promoción económica, anuarios de empresas…) el problema radica en que si queremos contactar con el director de marketing es complicado que lleguemos a él enviando un correo a info.

Hay empresas especializadas que se dedican a obtener este tipo de direcciones, el problema radica en que estos contactos son caros pudiendo costar más de 2€ el correo.
Sé que no es un panorama muy esperanzador pero es el real. Si aun queréis comprar una BDD para vuestras campañas de email marketing, os recomendaría las siguientes acciones:

Validar el formato del correo

La mayoría de herramientas de email marketing, como NewsletteSoft, validan que las direcciones que carguemos en la herramienta están bien formadas: no les falte el .com, contengan una @… Si no disponéis de una herramienta profesional de emial marketing, podeis utilizar expresiones regulares para validar los correos como:

[a-z0-9!#$%&’*+/=?^_`{|}~-]+(?:\\.[a-z0-9!#$%&’*+/=?^_`{|}~-]+)*@
(?:[a-z0-9](?:[a-z0-9-]*[a-z0-9])?\\.)+[a-z0-9](?:[a-z0-9-]*[a-z0-9])?

Podeis utilizarla en la mayoría de luguajes de programación y os validarán el 99,9% de los formatos.

Validar las direcciones de correo

Previa al envío, comparamos las direcciones de envío con una BBDD que contiene direcciones de correo que son erróneas, que tienen un histórico de quejas o que son conocidos “spam trap mails”. Este método no nos retorna un 100% de direcciones válidas, pero si que es una muy buena aproximación de lo que será nuestra BDD.

Uno de los casos más escandalosos que nos hemos encontrado es la validación de una BDD que contenían más del 60% de direcciones no válidas.

Yo lo que os recomendaría es que previa a la compra pactéis con vuestro proveedor que si un número de direcciones no son válidas os haga un descuento en el precio. Melo agradeceréis 😉

Cómo son los informes de depuración de la BBDD:

Con cada BBDD analizada entregamos los contactos clasificados en 5 categorías.

• A+: La dirección es válida y tiene historial positivo de entregas
• A:  La dirección es válida y acepta correos
• B: La dirección acepta todas las peticiones (no podemos determinar su validez al 100%)
• D: La dirección es desconocida y no podemos determinar su validez
• F: La dirección no acepta correos

Segmentamos los contactos para poder hacer un envío también segmentado y poder tener un mejor rendimiento de la campaña. Si podéis, evitar enviar a los segmentos B, D y por supuesto nunca al F. Si queréis utilizar estos contactos, hacer el envío otro día para que la reputación de estos contactos no perjudique la entregabilidad de la campaña de los contactos A y A+.

Si tenéis dudas, sobre la calidad de la BDD os podemos hacer un análisis gratuito, donde os presentaremos un informe como el anterior. Podéis enviarnos vuestras peticiones a través del formulario de contacto.

Utiliza un aplantilla de newsletter profesional

Este punto no está relacionado directamente con la validación de la base  de datos, pero influye de forma determinante en el éxito de la campaña. Una buen plantilla de email marketing marca la diferéncia.

Pensar que estamos enviando en la mayoría de los casos a direcciones de “info”, si nuestra newsletter no es atractiva y capta la atención de la persona que revisa esta cuenta (secretarias, personal administrativo…) en menos de 3 segundos nuestro newsletter será borrado. Crear mensajes directos, claros y con una única idea fuerza por mail. No está de más trabajar muy bien el asunto del newsletter e indicar a quien va dirigido dentro de la organización.

Para no alargarme más aquí van las recomendaciones sobre Cómo comprar y utilizar una base de datos para email marketing.

• Si podéis evitar comprar una base de datos. Crearos vuestra propia base de datos
• Comprobar que los mails estén bien formados
• Validar las direcciones de correo
• Solo enviar a los segmentos de usuarios que habéis validado. Nunca mezclar contactos en los envíos.
• Utilizar una plantilla de newsletter profesional

Hasta aquí todo lo relativo  a las acciones pre-envío, en siguientes artículos analizaremos como debemos medir el éxito de este tipo e campañas y calcular su ROI.

Otros artículos relacionados:

• Como saber si una base de datos es de calidad
• Validar los emails para no ser marcado como spam

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Dicho esto, hay cosas que nunca cambiarán (y esperemos que así sea) en el tratamiento y gestión del éxito de nuestros impactos comerciales. Una de esas cosas son las pruebas. Como es posible que ya sepáis, un Test A/B en email marketing consiste básicamente en realizar una prueba de envío cambiando algún elemento de nuestra comunicación para monitorizar después una serie de parámetros previamente establecidos (también llamados kpi’s).

Características fundamentales de un test A/B en email marketing

• Se trata de dos o más envíos a la misma base de datos en base a los mismos criterios de segmentación (hombre o mujer, de 20 a 35 años, de Barcelona o Madrid, …).
• Debe existir una misma (y única) llamada a la acción (no debería haber botones de “Más información”, otro de “Comprar ahora” y otro de “Suscribir a la newsletter”).
• Realizar ambos envíos a la misma hora.
• Por último y para que el test tenga sentido, debe existir un cambio en el mail A respecto al B.

Algunos ejemplos de este tipo de cambios podrían ser estos

• Un asunto personalizado vs un asunto corporativo
• Un remitente dinámico (muestra el nombre del usuario que lo recibe) o estático
• Una llamada a la acción repetida o única
• Una maquetación basada en el impacto visual o con una carga mayor de texto

Si todo está perfectamente configurado, lo único que nos queda por hacer es monitorizar algunos parámetros que nos permitirán medir el resultado de este test. Aquí van los clásicos:

• Tasa de apertura (monitorizaríamos asunto y remitente)
• Tasa de click-through (seguiríamos Call to Action y contenido)
• Tasa de conversión (mediríamos el contenido del email y su impacto en la respuesta sobre la landing page)

Este último punto, la tasa de conversión, será uno de los temas de los que hablaremos más adelante, veremos las ventajas de hacer este seguimiento y cómo podemos obtener información crucial para el desempeño de nuestra estrategia en email marketing.

Por supuesto, hay muchos más elementos a valorar pero en este punto hay que tener en cuenta algo: “Cuantos más elementos de nuestro test A/B en email marketing tengan una variación, mayor es la dificultad para monitorizar el impacto que cada uno de estos elementos ha tenido en el retorno de la acción”.

Aquí, como tantas veces, la estrategia K.I.S.S. (Keep it simple stupid) suele ser la más acertada.

Si sois usuarios de NewsletterSoft, encontraréis una descripción detallada de como realizar un test A/B en email marketing en la sección de ayuda de nuestro portal. Podéis ver detalles sobre nuestra solución en la sección servicios email marketing.

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